Yeni sisteme geçmeden önce günlük 70 imzalı belge çıkarma ve bu belgelerin imzalanması için 4 belediye personeli görevlendiren İnegöl belediyesi, elektronik arşiv ve imza ile desteklenmiş yenilikçi “Birlikte Çalışma” aracı olan E-Masa uygulamasının web ve mobil çözümlerini kullanarak elektronik ve mobil imzası ile sistemde üretilen evrakları imzalama dönemine geçiş yaptı. İnegöl Belediyesi, elektronik imza, dijital arşiv, süreç yönetimi ve iş zekası raporlaması için hayata geçirilen bu proje ile operasyonel verimliliğin artırmasını amaçlarken, ayrıca yeni sistemle şeffaf belediyeciliğin bir gereği olarak evrakların ne aşamada olduğu evrak sahipleri tarafından da takip edilebilecek.

İLK E-İMZA BAŞKAN TABANDAN
Belediye ile ilgili tüm işlemlerin artık elektronik ortam üzerinden gerçekleşeceği yeni sistemde Belediye Başkanı Alper Taban Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS) aracılığıyla ilk e-imzasını attı.

HEDEF; AKILLI BELEDİYECİLİK’TE TÜRKİYE’NİN ÖNCÜ BELEDİYESİ OLMAK
Ortak Akıl, teknoloji ve inovasyon kavramlarını birleştirerek kendine yeni bir hizmet prensibi oluşturan İnegöl Belediyesi yeni hizmet binasına geçmeden önce çalışma prensibini günümüz şartlarına uygun olarak yenileyerek, Yeni nesil Belediyecilikte önemli bir adımı gerçekleştirmenin mutluluğunu yaşıyor. Verimlilik, bilgi güvenliği ve tasarrufun ön planda olduğu bu sistemin devreye girmesi sonucunda İnegöl Belediyesi yeni hizmet binasıyla birlikte “Akıllı Belediyecilik”te Türkiye’nin öncü belediyeleri arasında yer almayı hedefliyor.

YENİ UYGULAMAYA 13 NİSANDAN İTİBAREN GEÇİLDİ
Yeni Nesil Belediyeciliğin önemli bir adımı olan elektronik imza(e-imza) ve mobil imza (m-imza) uygulamaları hakkında açıklama yapan Başkan Taban, “Belediyemizde Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), Elektronik İmza (E-İmza) ve Mobil İmza (M-İmza) uygulamaları 13 Nisan 2018 tarihinden itibaren başlamış bulunmaktadır. Uygulama sayesinde belgelerin elektronik olarak üretilmesi, imzalanması ve arşivlenmesi sağlanabilecek” şeklinde konuştu.

VERİMLİLİK, BİLGİ GÜVENLİĞİ VE TASARRUF SAĞLANACAK
EBYS’nin, bilişim teknolojindeki gelişmelere uygun olarak daha etkin, verimli bilgi ve iş akışı düzenini sağlayan ve evrakların elektronik imza ile oluşturularak yönetildiği bir uygulama olduğunu belirten Taban, “Uygulama ile 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak evrakların kâğıt ortamında ve ıslak imza ile üretilmesinden vazgeçilerek e-imza ile imzalanabilmesi sağlanmıştır. EBYS ve E-İmza uygulamalarına geçiş sonrasında; bilgi ve evrak dolaşım sürecine hız kazandırılarak verimlilik; evrakların ilgilileri dışındakilerce görülmesi önlenerek bilgi güvenliği; posta ve kurye gibi aracılar, kâğıt ve toner gibi masrafların azalması sonucu zaman ve para tasarrufu ile doğanın korunmasına katkıda bulunulması sağlanmıştır” dedi.

KURUM İÇİ VE DIŞI ENTEGRASYON SAĞLANDI
Projenin geliştirilmesi çalışmaları kapsamında, belediyenin tüm birimleri ile kamu kurum ve kuruluşları arasında oluşturulan entegrasyon sonucunda daha hızlı ve düşük maliyetli e-belge iletim altyapısı oluşturulduğunu belirten Taban, “Yeni sisteme geçmeden önce günlük 70 imzalı belge çıkarma ve bu belgelerin imzalanması için 4 belediye personeli görevlendiren belediyemiz, E-Masa uygulamasının web ve mobil çözümlerini kullanarak elektronik ve mobil imzası ile sistemde üretilen evrakları imzalama dönemine geçiş yaptı. Bu kapsamda belediyemize [email protected] isimli kep hesabı alınarak, KEP entegrasyonu bulunan diğer kamu kurumlarıyla da e-belge alışverişine hazır hale gelinmiştir. Ayrıca SDP standartlarını destekleyen ve TSE 13298 belgeli E-Masa uygulaması ile kurumumuza ait dokümanlar ve iş akışlarımız kontrol edebilir, izleyebilir ve raporlanabilmektedir” ifadelerini kullandı.

TÜM YAZIŞMALAR ELKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK
Yeni sistemle şeffaf belediyeciliğin bir gereği olarak evrakların ne aşamada olduğu evrak sahipleri tarafından da takip edileceğini belirten Taban, “Vatandaşların belediye ile olan işlemlerini kolaylaştırdık. Vatandaşlar belediye olan herhangi bir işlem için dilekçe verdiklerinde, dilekçenin takibi telefonlardan yapılabilecek. Elektronik Belge Yönetim Sistemiyle belediye hizmetlerinin vatandaşlara daha hızlı ve kontrol edilebilir bir şekilde sunmayı amaçlıyoruz. "EBYS sayesinde belediyenin tüm yazışmaları elektronik ortamda yapılacak. İş ve işlemler için yapılacak uygulamalar kağıt yerine elektronik ortamda takip edilecek” dedi.

EĞİTİMLER VERİLDİ
Yeni sistemin entegrasyonu sırasında kurum içinde eğitimleri verildiğini ifade eden Taban, “EBYS(Elektronik Belge Yönetim Sistemi) sunum ve eğitim programlarına yaklaşık 150 kişinin üzerinde personel katılımı oldu. Bilgi İşlem Müdürlüğümüz tarafından Sistemin canlı gösteriminin yapıldığı EBYS sunumunun sonrasında tüm kullanıcılar için yerinde birebir eğitimlere başlandı. Yeni sistemi kullanacak olan belediyemizin tüm personeli eğitimden geçirilerek yeni sistemi uygulamalı olarak kullanmayı öğrendi. Artık belgelerimiz, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’na uygun olarak Güvenli Elektronik İmza ile üretilecek” diye konuştu.

İŞLEMLER BUNDAN SONRA DAHA KISA SÜREDE, KOLAY VE GÜVENLİ OLACAK
Yeni sistemin karar sürecini hızlandırırken, kuruma karşı olan güven duygusunu da artıracağını belirten Taban, “ Vatandaş İnternet altyapısının olduğu herhangi bir yerden https://ebelediye.inegol.bel.tr üzerinden başvurusunun hangi aşamada olduğunu da takip edebilecek. Belediye yöneticileri de yine elektronik imza yöntemi ile mekandan bağımsız olarak evrakları onaylayabilecek. Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ne geçen belediyemizde bundan sonra işlemlerinizi daha kısa sürede, kolay ve güvenli biçimde gerçekleştirebileceksiniz” şeklinde konuştu.