Seminer öncesi kısa bir konuşma yapan Komisyon Başkanı Kasım Çapraz, içinde bulunulan ay itibariyle konunun önemi ve özellikli konuları hatırlatmak üzere bir seminer
düzenlediklerini söyledi. Daha sonra şirketlerde hazırlanacak faaliyet raporları konusunu ele alan Kasım Çapraz, faaliyet raporlarının şekli olarak içerik ve hazırlama sürelerini anlattı.
Yıllık faaliyet raporunun hesap dönemi bitimini izleyen 2 ay içerisinde doğru,eksiksiz, dolambaçsız, gerçeğe uygun ve dürüst bir şekilde hazırlanıp şirketin yönetim organı başkan ve üyelerince imzalanarak onaylanan şirketin gelişmesinin ve muhtemel risklerinin belirtildiği rapor olduğunu belirten Çapraz, “Üyelerden herhangi birinin içerikle ilgili farklı görüşte olması halinde itiraz ettiği hususlar gerekçeleri ile birlikte raporda gösterilir. Faaliyet raporu her türlü bilgiye tam ve doğru bir şekilde ulaşımı sağlayacak ayrıntıda mümkün olan en basit kavramlar kullanılarak ,tereddüde yer bırakmayan herkesin kolayca anlayabileceği şekilde anlatılır” dedi.
Faaliyet raporu hazırlarken uyulması gereken başlıkları da maddelerle sıralayan Çapraz, “Şirketin organizasyon, sermaye ve ortaklık yapıları ile bunlara ilişkin değişiklikler ile imtiyazlı paylar ve bunların oy haklarına ait bilgiler, yönetim organı , üst düzey yöneticiler ve personel sayısına ait bilgiler mutlaka raporda olmalı. Şirket genel kurulunca verilen izin kapsamında yönetim organı üyelerinin şirketle kendisi veya başkası adına yaptığı işlemler ile rekabet yasağı kapsamındaki faaliyetleri hakkında bilgiler de raporda bulunmalıdır. Ticaret ünvanı , ticaret sicili numarası merkez veya şubelere ait iletişim bilgileri, internet site adresi ve raporun ilgili olduğu hesap dönemi de unutulmamalıdır” ifadelerini kullandı.
Finansal durumla ilgili raporda olması gereken maddeleri de açıklayan Çapraz, “Finansal duruma ve faaliyet sonuçlarına ait yönetim organı değerlendirmesi ve analizi planlananların gerçekleşme derecesi, belirlenen stratejik hedefler karşısında durum, geçmiş yıllarla karşılaştırmalı şirketin satışları, gelir oluşturma kapasitesi karlılığı,verimliliği borç öz kaynak oranı faaliyet sonuçları hakkında diğer bilgiler ve gelecekteki beklentiler gibi maddeler de raporda olmalıdır” dedi.
Daha sonra anonim ve limited şirketlerde genel kurullar ve önemini anlatan Serbest Muhasebeci ve Mali Müşavir İsmail Saynak, toplantı türleri, zamanı, toplantı öncesi ve sonrası uyulacak prosedürler, toplantılardaki karar nisapları hakkında bilgiler verdi.
Raporun, genel kurul toplantısından en az on beş gün önce, şirketin merkez ve şubelerinde, pay sahiplerinin incelemesi için hazır bulundurulacağını söyleyen Saynak, “Finansal tablolar ve konsolide tablolar bir yıl süre ile merkezde ve şubelerde pay sahiplerinin bilgi edinmelerine açık tutulur. Her pay sahibi, gideri şirkete ait olmak üzere gelir tablosuyla bilançonun bir suretini isteyebilir” dedi.
Genel kurulla ilgili detaylı bilgi de veren Saynak, “Olağan genel kurul toplantısı, şirket organlarının seçimine, finansal tablolara, yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna, kârın kullanım şekline, dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine, yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemlerini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakereler yapmak ve karar almak üzere her hesap dönemi için yapılan
toplantılardır. Hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerde toplantılar yılın ilk üç ayı içinde,
özel hesap dönemi olan şirketlerde ise, hesap döneminin bittiği günü izleyen ilk üç
ay içinde yapılır. Olağanüstü genel kurul toplantısı, şirket için lüzumu halinde veya zorunlu ve ivedi sebepler çıktığı takdirde yapılan ve gündemini toplantı yapılmasını gerektiren sebeplerin oluşturduğu toplantılardır.
İmtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplantısı ise imtiyazlı payların bulunduğu şirketlerde, genel kurulun imtiyazlı pay sahiplerinin haklarını sınırlayacak tarzda esas sözleşmeyi değiştirmeye karar vermesi halinde, anılan karar tarihinden itibaren en geç bir ay içinde toplantıya çağrılır. Bu süre sonuna kadar imtiyazlı pay sahipleri toplantıya çağrılmazsa, her imtiyazlı pay sahibi yönetim kurulunun çağrı süresinin son gününden başlamak üzere on beş gün içinde, bu kurulun toplantıya çağrılmasını mahkemeden isteyebilir. Çağrıya rağmen süresi içinde imtiyazlı pay sahipleri özel kurulu toplanamazsa, genel kurul kararı onaylanmış sayılır” dedi.
Olağan ve olağanüstü genel kurullar ile imtiyazlı pay sahipleri özel kurulunun görev süresi sona ermiş olsa bile yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılabileceğini belirten Saynak, “Önceden yönetim kurulu süresi bitmişse genelkurulu toplantıya çağıramıyordu. Artık yönetim kurulu süresi geçse de genel kurulu toplantıya çağırabilmektedir. Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya devamlı olarak toplanamaması yahut toplantı nisabının oluşmasına imkan bulunmaması halinde, Kanunun 410. maddesinin ikinci fıkrasına göre mahkemeden izin alan pay sahibi genel kurulu toplantıya çağırabilir. Azlık pay sahiplerinin, genel kurulun toplantıya çağrılmasına ilişkin talebinin yönetim kurulu tarafından reddedilmesi veya yedi iş günü içerisinde olumlu cevap verilmemesi üzerine Kanunun 412. maddesi gereğince mahkemece atanmış kayyum tarafından genel kurul toplantıya çağrılabilir. Tasfiye halinde olan şirketlerde tasfiye memurları, görevleri ile ilgili konular için genel kurulu toplantıya çağırabilirler. Süresi içerisinde yönetim kurulu tarafından toplantıya çağrılmaması üzerine, Kanunun 454. maddesinin ikinci fıkrası uyarınca mahkeme tarafından yetkilendirilen imtiyazlı pay sahiplerinden her biri, imtiyazlı pay sahipleri özel kurulunu toplantıya çağırabilir” dedi.